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Emailarchivierung mit System

Rechtssichere Emailarchivierung

Eine Übersicht für Entscheidungsträger

Hintergrund

E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Die grundlegende Herausforderung

Mailstore Emailarchivierung

Unternehmen verfügen in der Regel über ausgezeichnet funktionierende E-Mail-Server oder Groupware-Lösungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung großer Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, rechtliche und wirtschaftliche Probleme resultieren.

Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?

Ein E-Mail-Archiv ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird. Der Administrator kann bestimmen, welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen. Das Archiv kann auch sehr große Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten E-Mails ermöglichen.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Schutz vor Datenverlusten

Anwender können wichtige E-Mails nach belieben und unbemerkt löschen. Oft löschen Anwender ihr gesamtes Postfach, wenn diese aus dem Unternehmen ausscheiden. Unternehmen verlieren so täglich wichtige Daten. Über eine E-Mail-Archivierungslösung können alle bestehenden, sowie alle zukünftig ein- und ausgehenden E-Mails im Unternehmen vollständig archiviert werden. E-Mails können dabei noch vor der Zustellung an den Anwender archiviert werden, wodurch Datenverluste vollständig ausgeschlossen werden.

Rechtliche Sicherheit

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden.

Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Darüber hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von EMails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis und sichert ein Unternehmen zusätzlich ab.

Reduzierung von IT-Kosten und Aufwänden

Das stark steigende Datenvolumen setzt IT-Verantwortliche zunehmend unter Druck. Die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen erfordert Jahr für Jahr mehr Zeit und Ressourcen. Durch E-Mail-Archivierung kann diese Kostenspirale wirkungsvoll durchbrochen werden:

Storage-Anforderungen und Kosten werden durch die Auslagerung der E-Mails in ein Archiv dauerhaft reduziert.
Die zeitaufwändige Wiederherstellung von E-Mails aus alten Datensicherungen (sofern diese die betroffenen E-Mails noch enthalten) durch die IT-Abteilung entfällt vollständig. Anwender können E-Mails bei Bedarf selbstständig wiederherstellen.

Die Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen für den E-Mail-Server wird deutlich reduziert.
Dezentral gespeicherte E-Mail können zusammengeführt und einfach gesichert werden
Die durch E-Mail-Archivierung eingesparten IT-Kosten erzeugen in der Regel schon nach kurzer Zeit einen Return on Investment (ROI).

Steigerung der Produktivität

Durch den schnellen und umfassenden Zugriff auf die Informationsressource E-Mail kann die Produktivität im Unternehmen entscheidend verbessert werden:

Anwender können über verschiedene Wege (z.B. über eine Integration in Microsoft Outlook, über einen Web-Browser oder über mobile Endgeräte) auf das Archiv zugreifen und die E-Mails über eine enorm leistungsfähige Volltextsuche schnell durchsuchen. Auch der Zugriff über die gewohnte Ordnerstruktur ist weiterhin möglich.

Postfachbegrenzungen werden überflüssig. Dadurch sind Anwender nicht länger gezwungen, einen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Organisation ihrer Postfächer und dem Aussortieren „weniger wichtiger“ E-Mails zu verbringen.

Die Archiv-Suche kann auch auf Unternehmensebene als e-Discovery-Maßnahme verwendet werden. Dabei kann der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden.

Unabhängigkeit

Unabhängigkeit vom E-Mail-Server

Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser Ausfallzeit, oft Stunden oder Tage, stehen dem Unternehmen und den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder bei Datenverlusten bleiben alle E-Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Geschäftsaktivitäten können ohne Unterbrechung fortgeführt werden.

Unabhängigkeit von externen Anbietern

In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externeren Servern im Internet gespeichert. Dies setzt Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen und in die Beständigkeit der Betreiber voraus. Die lokale Archivierung dieser Daten bildet eine einfache zusätzliche Sicherungsmaßnahme.

Unabhängigkeit von MailStore

Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden. Dies garantiert langfristige Unabhängigkeit - auch von MailStore selbst.

 

Kontakt und Beratung

Telefon 02636 / 94 19 44 - 0

Herr Josef Fink
MailStore Certified Partner (MSCP)

 

 


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